Temuan Audit: Elemen- elemen Temuan Audit

Fakta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah meyakinkan, kriterianya harus dapat diterima, dan logika yang digunakan juga harus meyakinkan. Kebanyakan temuan audit harus mencakup elemen-elemen tertentu, termasuk latar belakang, kriteria, kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi. Setiap temuan audit yang mencakup elemen-elemen ini baik eksplisit maupun implisit akan menjadi argumen yang kuat untuk dilakukannya tindak perbaikan.

1. Latar belakang (background): Identifikasi orang-orang yang berperan, hubungan organisasi, dan memperhatikan tujuan serta sasaran. Hal tersebut harus bisa menjelaskan secara umum lingkungan yang melingkupi operasi dan gravitasi situasi yang menyebabkan auditor melaporkan temuan tersebut.

2. Kriteria (criteria) : tujuan & sasaran, dimana harus bisa mencakup standar-standar operasi, yang mencerminkan apa yang diinginkan manajemen untuk dicapai oleh operasi yang di audit. Serta kualitas pencapaian. Dimana auditor internal harus dengan jelas melihat dan memahami gambaran keseluruhan, dan juga bagian-bagiannya.Untuk menentukan seberapa layak, efisien, ekonomis, dan efektifnya suatu operasi , audit internal harus memiliki tolak ukur-standar pengukuran secara valid.

Contoh : Meteran air disebuah komunitas dipasang untuk mengukur air. Agar memperoleh pendapatan yang dibutuhkan untuk menjaga sistem pendistribusian air, meteran tersebut haruslah akurat dan memebebankan pelanggan dengan jumlah yang benar untuk penggunaan air. Meteran yang digunakan seharusnya tidak berbeda dari meteran induk.

Dimana harus terlihat prosedur yang merupakan instruksi dari manajemen secara tertulis. Prosedur yang lemah bisa mengakibatkan kondisi yang tidak memuaskan, atau praktik-praktik yang lemah bisa melanggar prosedur yang memadai. Dalam membuat temuan-temuan audit, auditor internal harus berupaya untuk menentukan praktik dan prosedur apa yang diterapkan atau yang seharusnya.

Adanya prosedur yang salah atau tidak adanya prosedur yang layak bisa menjasi alasan dibutuhkannya tindakan perbaikan. Dibutuhkan keahlian memadai.

3. Kondisi (condition) : merupakan jantungnya temuan. Kondisi mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulkan melalui observasi, pengajuan, pertanyaan, analisis, verifikasi, dan investigasi yang dilakukan auditor internal dan informasiharus memadai, kompeten dan relevan.

4. Penyebab (cause) : memerlukan latihan pemecahan masalah (problem solving). Penyebab menjelaskan mengapa terjadi deviasi dari kriteria yang ada, mengapa sasaran tidak tercapai, dan mengapa tujuan tiidak terpenuhi.

5. Menentukan penyebab merupakan latihan pemecahan masalah, dan prosesnya mengikuti langkah-langkah klasik berikut ini :

a) Kumpulkan fakta-fakta.

b) Identifikasi masalah, cari penyimpangan yang terjadi.

c) Jelaskan hal-hal utama dari masalah.

d) Uji penyebab-penyebab yang mungkin terjadi.

e) Tetapkan tujuan-tujuan potensi tindakan perbaikan.

f) Bandingkan tindakan-tindakan alternatif dengan tujuan-tujuan

g) Pikirkan keadaan-keadaan buruk yang dipicu oleh tindakan perbaikan yang telah dipilih.

h) Pertimbangkan “bagaimana seandainya”

i) Apakah terdapat kondisi-kondisi mitigasi?

j) Rekomendasi kontrol untuk memastikan bahwa tindakan terbaik benar-benar telah dilakukan.

6. Dampak (effect):

Dampak menjawab pertanyaan “lalu kenapa?” Dimana apa saja konsekuensi, akibat yang signifikan tersebut.

- Temuan tentang keenomisan & efisiensi : diukur dalam $ atau Rp.

- Temuan tentang keefektivan : ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir.

Contoh : Auditor Internal dapat menunjukkan melalui sampel mereka bahwa telah terjadi kehilangan pendapatan sebesar $2 juta setiap tahun. Mereka juga dapat menunjukkan bhwa tarif air sangat tinggi secara tidak beralasan, sehingga terjadi kelebihan pendapatan setidaknya $1,5 juta setiap tahun.

7. Kesimpulan (conclusion) : harus didukung dengan fakta. Juga berupa pertimbangan profesional. Jika auditor internal secara konsisten menyajikan kesimpulan yang bisa menghasilkan kinerja yang baru dan tingkatan kinerja yang lebih tiinggi, mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas produksi, menghilangkan pekerjaan yang lebih tinggi, mengurangi biaya dan meningkatkan kulitas produksi, mendayagunakan kekuatan teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan jasa, maka audit internal jelas bernilai.

8. Rekomendasi (recommendation) : tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen untuk memperbaiki kondisi yang salah atau memperkuat sistem pengendalian intern. Saran yang paling memuaskan untuk menyelesaikan temuan audit adalah membahasnya dengan manajemen operasional sebelum laporan audit tertulis diterbitkan. Pada saat itu harus dicapai kesepakatan mengenaii fakta-fakta dan beberapa tindakan perbaikan untuk memperbaiki kekurangan. Kemudian, laporan formal bisa berisi pernyataan ini: “Kami membahas temuan-temuan kami dengan manajemen: dan sebagai hasilnya, tindakan telah diambil yang kami yakin telah diperhitungkan untuk memperbaiki kondisi yang dijelaskan sebelumnya.” Sehingga akan membangun hubungan kemitraan dalam pemecahan masalah antara auditor dan klien.